De organisatie efficiënter inrichten en daarmee kosten besparen is een blijvend thema binnen veel organisaties. Je streeft dan naar bedrijfsprocessen met minder fouten. Wij vinden dat het daarom zeker de moeite waard is om te kijken welke bedrijfsprocessen je kunt optimaliseren met automatische werkstromen. Deze werkstromen zijn erop gericht om tijd te besparen. Niet alleen scheelt deze werkwijze jouw medewerkers veel tijd, de kans op fouten wordt ook aanzienlijk verkleind. Je krijgt dan nog meer grip op je processen én je verbetert de kwaliteit van je dienstverlening. We delen 4 redenen waarom je processen moet automatiseren.
1. Loop geen omzet mis
Wanneer je je huidige processen automatiseert, verhoog je de productiviteit en investeer je in slimmer en efficiënter werken. Veel processen binnen organisaties worden handmatig uitgevoerd. Als een medewerker aan het eind van de week zijn gewerkte uren nog handmatig moet invullen, bestaat de kans dat diegene de gemaakte uren aan het eind zijn werkweek niet meer precies weet. Dat is zonde, want deze ontbrekende uren worden vervolgens ook niet ingevoerd en dus niet gefactureerd.
Een uitvoerder is bijvoorbeeld liever bezig met het project zelf dan met de administratieve handelingen eromheen, die er wel bij horen.
2. Werk met actuele inzichten
Misschien ben je het gewend om pas aan het einde van elke maand de cijfers in te zien. Hierop reageren is dan niet meer relevant en te laat. Anderzijds wil je ook op ieder moment inzichten hebben in je bedrijfsresultaten. Je hebt dan meer grip op de bedrijfsvoering.
Op basis van automatisch gegenereerde actuele inzichten kun je adequater optreden en direct onderbouwde beslissingen nemen.
3. Bespaar tijd door processen te automatiseren
Niet alleen worden processen binnen organisaties vaak nog handmatig uitgevoerd, er wordt ook nog steeds veel gewerkt met papieren bonnen, losse Excel bestanden en veel verschillende applicaties en systemen. Even snel gegevens uit het ene systeem halen en invoeren in een ander systeem wordt tegenwoordig nog vaak gedaan. Dit soort taken zijn na verloop van tijd saai, repetitief en foutgevoelig. Zou je dit proces automatiseren, dan werk je veel efficiënter. Met één druk op de knop kan een medewerker bijvoorbeeld de uren invullen en wordt dit direct automatisch doorgestuurd naar de administratie. Na de goedkeuring wordt er meteen een factuur verstuurd.
4. Gemotiveerde medewerkers
Door repetitieve taken te automatiseren creëer je ook nog eens meer tijd en ruimte voor je medewerkers om zich bezig te houden met meer uitdagende werkzaamheden. Een uitvoerder is liever bezig met het project zelf dan met de administratieve werkzaamheden die er ook bij horen.
Conclusie
Automatische processen stellen je in staat om minder tijd kwijt te zijn aan bijvoorbeeld administratieve taken. Met de juiste tools heb je ook inzicht in wat er speelt en ben je in staat om sneller te anticiperen op behaalde resultaten en uitkomsten.
Meer weten?
De mogelijkheden zijn eindeloos. We kunnen je er alles over vertellen. Bel naar 072-727 11 00 of mail naar contact@treeict.nl voor een gratis brainstorm over welke processen jij kunt automatiseren.