Microsoft Teams omarmd door Triangel Groep

Efficiëntie en transparantie staan hoog in het vaandel bij Triangel Groep. Als financiële dienstverlener nemen ze onder andere de financiële zorg weg bij particulieren en ondernemers. Denk aan diensten zoals: salarisverwerking, fiscale aangiften, financiële planning bij ondernemers en pensioenen voor particulieren. Met een team van dertien enthousiaste medewerkers moet dit zo efficiënt mogelijk gebeuren. Michelle Meijer van Triangel Groep legt uit waarom ze Microsoft Teams hiervoor hebben omarmd.

Microsoft Teams volledig benutten

“We waren nog niet heel actief bezig met Teams, maar nadat we vorig jaar steeds meer gingen thuiswerken, kwam daar stap voor stap verandering in. We wisten dat er veel mogelijk was, maar benutten het nog niet optimaal. Zo gebruikte de ene collega het puur om documenten te bewaren en de ander alleen als chatprogramma. Sinds 2016 gebruiken we Skype for Business, maar we raakten er maar niet aan gewend en het gebruik van deze bel-en vergadertool kende voor ons meer nadelen dan voordelen. Had je bijvoorbeeld een externe afspraak en je wilde daar een videovergadering voor inplannen, dan kon dat niet altijd via Skype, omdat je dan beiden Skype for Business moest hebben. Veel van onze klanten hadden dat nog niet. Dan moest je via Zoom verder. Dat was inefficiënt, want je draaide dan nog een applicatie naast de tool die er eigenlijk voor bedoeld was.” Gelukkig is dit in Teams letterlijk met een klik op de knop geregeld.

Dé hub voor betere samenwerking

“Binnen Triangel Groep werken we met multidisciplinaire teams. Een klant kan ervoor kiezen om meerdere diensten bij ons af te nemen. Om zo een klant goed van dienst te kunnen zijn, richten we dan projectgroepen op. Maar soms kan het ene project pas beginnen, wanneer het project daarvoor is afgerond. In Teams kun je nu de cases op de voet volgen. Stel er is een deadline voor een aangifte inkomstenbelasting, dan moet daarvoor wel de jaarrekening klaar zijn. Dan is het fijn dat je dan je teamlid op een toegankelijke manier daarop kan wijzen. Teams maakt het samenwerken zo een stuk gemakkelijker. Projectgroepen communiceren nu op een eenvoudige manier via groepschannels en –chats, collega’s kunnen real-time in hetzelfde document samenwerken zonder bang te hoeven zijn voor conflicten en alle Office 365-applicaties kunnen één-op-één geïntegreerd worden met Teams. Zo is iedereen binnen het team ook op de hoogte van de actuele status van het dossier.”

Slimmer vergaderen

“We maakten gebruik van meerdere tools om te communiceren. We merkten dat dit niet alleen inefficiënt was, maar ook onbetrouwbaar. Vaak even een berichtje via Skype, maar dan bleek je collega afwezig te zijn. Die ontving dan een gemist chatbericht per mail in zijn inbox. Je krijgt dan een e-mail terug. De communicatie gaat dan vaak per e-mail verder, terwijl je eigenlijk je e-mailbox zo “schoon” mogelijk wil houden, bijvoorbeeld alleen voor vakinformatie. Een document laten beoordelen door een aantal mensen via de mail bleek zéér inefficiënt. Je ontvangt meerdere malen feedback die verwerkt moest worden, vaak zaten daar dubbele punten bij. Via Teams is dat makkelijker geworden. Je plaatst het document in het daarvoor bestemde map en iedereen ontvangt er een notificatie van. Je werkt dan met één waarheid.“

Bellen via Teams

“Sinds kort bellen we ook echt actief in Microsoft Teams. Je ontvanger hoeft dan niet eens een licentie te hebben. En het is zo ingeregeld dat we geen telefooncentrale meer nodig hebben. Al het inkomende verkeer naar ons algemene nummer ontvangt iedereen gewoon op zijn mobiel. Is het toch voor een collega bestemd? Dan is het doorverbinden zo gebeurd. De Teams App kun je op elk(e) pc, Mac of mobiel apparaat installeren. Zo kunnen collega’s naast chatten, bestanden delen en videovergaderen nu ook bellen met hun zakelijke nummer. Ook is het mogelijk om je mobiele telefoongesprekken in Teams te ontvangen.”

Dit zijn nog maar enkele van de vele mogelijkheden binnen Microsoft Teams. Wil je meer informatie over Microsoft Teams? Neem dan contact met ons op voor een uitgebreide demo waarin wij je alles vertellen over Microsoft Teams. Online via Teams of bij jou op locatie.